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意外と知らない!? 仕事がうまくいく電話とメールの基本 [with]
2018年05月28日(月) 11時40分配信
講談社with
今一度電話とメールの基本を見直しましょう！
ライフスタイリストの北條久美子さんに聞いてみました！
新しい部署や会社で、心機一転お仕事をスタートした人もいるでしょう。また配属されて、いよいよ本格的に仕事をスタートする新入社員もいらっしゃるかと思います。社会人として最初のお仕事の一つが、電話をとることとメールに返信すること。
そこで今回はライフスタイリストの北條久美子さんに電話とメールの基本を教えてもらいました。新入社員のみならず、中堅以降の社員のみなさんも意外とできてなかったり……。今一度電話とメールの基本をおさらいしましょう！
北條久美子（ほうじょう くみこ）
東京外国語大学を卒業後、研修講師等を経て、2007年からエイベックス・グループ・ホールディングス株式会社人事部にて人材育成に携わる。 2010年にキャリアカウンセラー資格を取得し独立。 一般企業や行政機関、大学などで年間約2500人にマナーやコミュニケーション、キャリアのセミナーを行っている。 マナーの一般常識だけでなく、スマートフォンやSNSなどの最新事情を含め たビジネスマナーにも詳しい。 「愛される社会人になる」「その人にとってベストな方法でキャリアを積む」ためのわかりやすいレクチャーが人気を博している。日本メンタルヘルス協会認定心理カウンセラー資格も持ち、多方面で活躍中。
イラスト／白井匠
【電話のとり方編】第一声の「はい！〇〇です」で印象アップを狙おう♡
第一声からメモができるよう、利き手でペンを持ちながら受話器をとろう！
電話を受ける最初のステップはタイミングと準備！早くとればいいというものではなく、一呼吸おき、その間に相手の社名と名前をメモできるよう、あらかじめ筆記用具をすぐそばに置いておくことが大切です。
また第一声に社名のみか、あるいは部署名も名乗るのか、先輩の電話を聞いておきましょう！内線の場合は部署名だけ名乗るのが一般的です。また内線が転送されてきたら、まず「お電話かわりました」と一呼吸おいて部署名を名乗ります。
ビジネスシーンで「もしもし」は使わない
「もしもし」は昔、声が聞こえづらかった時に使っていた「申す申す」の略。電話が聞こえづらい時に使い、ビジネスシーンでの「あいさつ」としては使わないのが一般的です。
「いつも大変お世話になっております」はビジネス慣用句として覚えましょう
電話の相手が名乗ったらまずは復唱して、その後「いつも大変お世話になっております」と言います。初めて話す人でも「いつも」でOK！会社がいつもお世話になっておりますの意味なので、まずは慣用句として覚えましょう！
もし名前が聞き取れなかったら、「大変恐れ入りますが、もう一度御社名をうかがってもよろしいですか？」と丁寧に聞き直します。よく取引をする会社の名簿があれば、あらかじめ目を通しておくことをおすすめします。多少声が聞き取りづらくても分かるものです。
電話の名指し人が不在だったら代替案を出そう！
電話を受けて、名指し人がいないからといってただ「いない」というだけではダメ。代替案を提案しましょう。
①最も一般的な「戻り次第、こちらから折り返させます」
一番親切なのは戻り次第、担当者から連絡を入れること。先方からは言い出しにくい場合が多いので、こちらから切り出すのがマナー。
②「わたくしでよろしければご伝言を承りますが」
折り返しの電話が不要だったり、何度も電話がある場合は伝言を提案。その場合、「わたくしでよろしければ」とへりくだった表現ができれば印象アップ♡
③「〇〇でしたらおりますが、おつなぎいたしましょうか」
先方の社名から、どの案件か推測ができる場合は、同じ仕事をしている担当者を提案するのもOK！
講談社with
【伝言メモの作り方編】正確な内容を確実に伝えよう！
伝言メモは必ず目に入るよう、机の目立つ場所に置いておきます。しかしただ置いておくだけでなく、戻ってきたら声をかけるようにしましょう！伝言メモ用紙は所定のものがなければ、裏紙などを使うと◎。
【電話のかけ方編】電話をかける前に話す内容を整理、机の上の準備はしっかりと！
●目的（話の着地点）は何かを第一に考える
その電話が何のためかを脳内にイメージしよう●何を伝えたいのか
お願いをするのか、相談をするのか、伝えたいことを明確にしよう
●話す順番はどうするのか
電話の目的を考え、伝えたいことをしっかりと伝えるために話す順番を組もう
●アポイントの候補日はすぐに挙げられるか
アポイントをとる場合は、すぐにいくつか候補を挙げられるよう、事前にスケジュールを確認しておこう
その電話が何のためかを脳内にイメージしよう●何を伝えたいのか
お願いをするのか、相談をするのか、伝えたいことを明確にしよう
●話す順番はどうするのか
電話の目的を考え、伝えたいことをしっかりと伝えるために話す順番を組もう
●アポイントの候補日はすぐに挙げられるか
アポイントをとる場合は、すぐにいくつか候補を挙げられるよう、事前にスケジュールを確認しておこう
イラスト／白井匠
電話をかける前に、机の上にメモなどを準備しておこう！
右利きなら電話は左手でとれるよう、左側に置こう。事前に話す内容をリスト化しておくと便利です。もちろんメモも忘れずに。
電話をかける流れを把握しよう！
①相手が出たらゆっくりと聞き取りやすく、社名と名前を名乗る
「もう一度お願いします」と言われないよう、聞き取りやすく名乗りましょう。必要に応じて部署名もつけるとなお◎。
②話をしたい相手の肩書と名前を伝え、取りつないでもらう
③再度名乗り、相手の時間に割り込んでいるので状況を確認
「今お話させていただいてもよろしいでしょうか」と必ず確認を入れよう
講談社with
記憶に残るビジネスメールを書く６つのコツ
①最初のメールでは社名・部署名・個人名をしっかり明記！
自分自身のことはもちろんですが、敬意を表す意味でも、初めてメールする相手には「株式会社」などをつけて丁寧に送ろう。やりとりが続いたら、その後はもちろん省略OK！
②冒頭には必ず挨拶文をつけること！
基本的には「お世話になっております」を覚えておけばOK！朝早くなら「おはようございます」もあり。続いて自分の名前も名乗りましょう。
③何をお願いしたいのかを簡潔に伝える
メールで伝えたいことはなるべく簡潔に。同じ相手と別件でやり取りする場合はメールを分けるのが
一般的。
一般的。
④ひとつひとつ確認しやすいよう、箇条書きでまとめると◎
箇条書きだと整理されているように見え、相手にとっても確認しやすい。連絡事項のみならず、質問や相談事項も箇条書きにすると◎。
⑤最後のまとめは、相手がリアクションに迷わない一言を
相手がリアクションに迷わないよう、どうしてほしいかはハッキリと明記する。
⑥締めの挨拶ができてこそ好印象なメール
相手をねぎらう一言があるとメールに温かみが出る。一緒に仕事ができることへの感謝の言葉や仕事にまつわる私感を伝えると◎
ビジネスメールでよく使う頻出フレーズを覚えよう！
●用件を承諾した時は……「承知致しました」「了承致しました」「かしこまりました」
●お願いする時は……「お忙しいところ恐縮ですが」「誠に厚かましいお願いと存じますが」
●確認・検討して欲しい時は……「ご査収ください」「ご検討くださいますようお願い申し上げます」
●返事がほしい時は……「お返事いただければ幸いです」「それではご回答お待ちしております」
●返信が不要な時は……「ご確認いただければ、ご返信は不要です」「特に問題がなければ、ご返信には及びません」
●お礼を言う時は……「深く感謝しております」「感謝申し上げる次第です」
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