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【あしたのジョーとお届け】ビジネスメールの基本ルールを徹底強化! [with]

2018年04月23日(月) 12時00分配信

ビジネスメール」をLINE感覚で使うな!

Ⓒ高森朝雄・ちばてつや/講談社

ビジネスメール」をLINE感覚で使うな!

失礼な行動をとっても学生なら笑って許されたかもしれないが、社会人となると甘くはない。
だから今、賢く生き抜くための必須事項を大人気漫画『あしたのジョー』の主人公・矢吹丈と一緒に猛特訓!

ビジネスメールにマナーは必須。LINE感覚でポンポン送るのではなく、送信前に一度見直しを。
指導1】肩書を入れるなら 社名も部署名も書け! 「○○部長様」は手抜き野郎だ!

メール実例

指導1】肩書を入れるなら 社名も部署名も書け! 「○○部長様」は手抜き野郎だ!


本文の冒頭に書く受信者の名前は、「社名&部署名&役職名&氏名&敬称」が基本。つまり「講談株式会社 販売部 部長 佐藤良太様」となる。
「特に初めて送信するメールはこの形式で。やりとりする間に、社名等を省略し『佐藤良太様』だけにしてもOKですが、若手の時は毎回丁寧に書くのがおすすめです」(金森たかこさん・マナー講師)


【指導2】メールの返信は 24時間以内が 鉄則!回答に時間がかかるなら期日を明記

「メールを受け取ったら、まずは『受け取りました』という旨をすみやかに返信しましょう。返信の第一報は遅くとも24時間以内にするべきです。上司に確認が必要な案件など、回答に時間がかか
るなら、まず『明日中にご連絡します』などと回答期日を明記して返信し、あらためて連絡しましょう」(岩瀬大輔さん・ライフネット生命保険代表取締役社長)

【指導3】「かわいさ重視」だ? 自分の署名欄をデコる前に上司に確認しろ!

自分の署名欄の枠を「☆☆☆」や「♪♪♪」などのマークや顔文字で飾る前にやるべきことが。「こういったデコレーションがOKか否かは会社によって異なります。事前に上司や先輩に確認しておきましょう。また、使用する文字や記号によっては文字化けを起こすこともあるので要注意
です」(西出ひろ子さん・マナーコンサルタント)
【指導4】「Fw:」は必ず残せ!「Re:」は別件なら削除せよ!

メール実例

【指導4】「Fw:」は必ず残せ!「Re:」は別件なら削除せよ!


「返信の際は、相手が書いた件名を生かしつつ、しかし、名前の箇所は自分の名前に書き換えましょう。また同じ案件で何度かやり取りを続けていると『Re:』がいくつも並ぶので、『Re:』を一つだけに整理。過去のメールから返信機能を利用して別件の連絡をする際は、新たな件名にして『Re:』も削除し、過去のメールの本文も削除します。また、転送の際は転送だとひと目でわかるように件名の『Fw:』は残します」(西出ひろ子さん・マナーコンサルタント)


【指導5】「重要度高」マーク付きに頼るのはNG!確実に読ませたいなら印刷して持参

「メールの重要度高マークを使うのはやめましょう。自分にとって重要なことが相手にも重要だとは限りません。確実に読ませたいなら印刷して持って行きましょう。社外の人なら『今メールを送ったのですが』と電話で伝えるべきです」(岩瀬大輔さん・ライフネット生命保険代表取締役社長)
【指導6】添付データ名は「内容が一発で分かる」&「後から相手が探しやすい」件名で

(C)高森朝雄・ちばてつや/講談社

【指導6】添付データ名は「内容が一発で分かる」&「後から相手が探しやすい」件名で

「添付データを送る際は、『2018年4月販促会議議事録』といったように内容がひと目で分かるようなデータ名にしましょう。分かりづらいデータ名だと、相手が後から保存したデータを探す際に手間取ってしまいます。同じくメールの件名も『ご確認お願いします』といったあいまいなものではなく、相手が後から検索しやすいような件名にしましょう」(西出ひろ子さん・マナーコンサルタント)

今回の指導役はこの方々だ!!

西出ひろ子さん(マナーコンサルタント)
国内外の一流企業やドラマや映画にて指導。近著に『知っておきたいマナー の基本』(マイナビ出版)。

金森たかこさん(マナー講師)
著書『入社1年目ビジネスマナーの教科書』(プレジデント社)がベストセラー。姉妹本「話し方編」が3月発売。

水島広子さん(精神科医)
女性特有の人間関係の対処法を解説した『女子の人間関係』(サンクチュアリ出版)がロングセラーを記録中。

岩瀬大輔さん(ライフネット生命保険代表取締役社長)
著書『入社1年目の教科書 ワークブック』(ダイヤモンド社)などが話題を呼んでいる。

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